Il sistema di booking online di Atlanticmoon  non deve essere inteso come una scatola chiusa, un “prodotto” immutabile, ma piuttosto come uno strumento in grado di evolvere nel tempo per far fronte alle crescenti esigenze del mercato, di adattarsi rapidamente alle necessità del momento per massimizzare le vendite in risposta a particolari (e spesso imprevedibili) dinamiche collegate al bacino di utenza del servizio offerto.

Per questo motivo, nonostante l’estrema configurabilità della piattaforma, assume una grande importanza l’assistenza, intesa come collaborazione continuativa nel tempo, tipicamente assegnata ad un team dedicato ed opportunamente dimensionato.

Sappiamo per esperienza che i tempi di reazione, a fronte di una nuova esigenza o mutata situazione sono determinanti per il successo della manovra. La stessa promozione, attuata una settimana prima od una dopo, può avere esiti completamente diversi. Per questo motivo abbiamo scelto di non essere soggetti a vincoli imposti da componenti di terze parti. Il team ha il completo controllo dei sorgenti e questo permette di minimizzare il tempo che intercorre fra la nascita di un’idea e la sua realizzazione.

Il sistema nasce quindi in un’ottica di agilità e flessibilità, che poggiano su solide basi, confermate dai risultati di successo ad oggi raggiunti.

 

Che cos’è il booking online?

E’ essenzialmente un sistema di vendita online mutilingua, fortemente orientato al settore del turismo ed amusement, che permette sia la vendita di prodotti “semplici”, che la configurazione e la vendita di offerte più complesse, a pacchetto (ad esempio, biglietti di ingresso + pernottamento in hotel).

Ad un livello più profondo, però, il sistema è una ricca piattaforma di business, capace di gestire sia l’ambito B2C che quello B2B con un sorprendente livello di granularità, il che permette di far fronte alle più disparate necessità commerciali ed amministrative.

Ogni singola offerta è altamente configurabile mediante le opzioni accessibili da backoffice amministrarivo.
Il sistema è inoltre fortemente orientato ai concetti di “up selling” e “cross selling”, ampiamente personalizzabili per aspetto e comportamento, grazie al quale è possibile aggiungere ulteriori prodotti e servizi in modo semplice ed efficace.

Schematizzando, ecco alcune delle principali funzionalità di business offerte:

Prodotti “semplici”: ad esempio, biglietti di ingresso. Sono configurabili per aspetto, informazioni contenute, costo, prezzo, modalità di vendita, ecc.
Prodotti “composti”: tipicamente, biglietti di ingresso + pernottamento in hotel. Ogni “pacchetto” è altamente configurabile per tempi, costi, sottoprodotti, ecc.
Up e Cross Selling: prodotti aggiuntivi, come ad esempio menù a prezzi speciali, forme assicurative, ecc.
Multi-canale: raffinata gestione delle diverse entità integrabili nelle offerte (ad esempio, ingresso a più parchi con un unico biglietto, con suddivisione dei centri di costo e di ricavo)
Agenzie: La piattaforma può gestire partnership con agenzie a più livelli. Prevede, ad esempio, diversi livelli di commissione in base ai risultati economici raggiunti.
Alberghi: Strumenti avanzati per la gestione della disponibilità e dei prezzi fino a livello di singola camera. Il sistema prevede la presenza di diverse forme contrattuali, nonchè la possibilità di stabilire priorità nei risultati o aumentata visibilità in base a numerosi fattori.
Call center: canale preferenziale per il motore di ricerca e prenotazione interno alla piattaforma destinato agli operatori interni.
Reportistica: raffinata reportistica, anche predittiva, per l’analisi dei flussi economici e di pubblico. Esportazione  dei dati in formato excel integrata.
Integrazione: Il sistema è aperto all’integrazione con diversi servizi di terze parti (ad esempio per il rilascio dei barcode o la smaterializzazione dei biglietti, la comunicazione con i gateway bancari o con i sistemi di controllo di accesso, ecc.) ed all’esportazione dei dati verso ERP

 

Queste macro caratteristiche rendono il sistema potente e flessibile, pur lasciandolo aperto ad ogni ulteriore modifica od implementazione. Entrare nel merito delle logiche di business non è lo scopo di questo documento, anche perchè, in ogni caso, queste sono adattabili alle diverse situazioni. Resta però valido il fine di fornire una panoramica quanto più esaustiva delle potenzialità che il sistema, unitamente al lavoro del team, è in grado di offrire.

 

A chi si rivolge il booking online

La piattaforma si rivolge essenzialmente ai seguenti “attori”:

Amministratori del sistema: sono tipicamente i membri della direzione commerciale, in grado di definire le strategie di vendita (offerte, prodotti di upselling, promozioni, ecc.)
Operatori del call center: possono dare supporto alla vendita ed in fase di post-vendita con un set ridotto di operazioni ammesse (modifica delle prenotazioni, aggiunta di prodotti, ecc.)
Pertners: ad esempio, altri parchi o enti con i quali siano stati stretti accordi di distribuzione possono avere accesso ristretto ad alcune funzionalità di backoffice.
Agenzie: suddivise in vendita di soli biglietti o di pacchetti completi, seguono regole specifiche ed hanno un accesso al backoffice con privilegi ridotti.
Gestori Hotel: possono dichiarare la disponibilità delle proprie camere e gestire in modo avanzato quanto strettamente connesso alla propria attività, oltre ad avere una vista immediata sulla situazione corrente.
Utenti Web: parte pubblica relativa all’offerta (suddivisa in biglietti o pacchetti), mediante la quale è possibile procedere all’acquisto di prodotti e servizi.

 

Il sistema permette la creazione autonoma di utenze, a vari livelli di accesso.

In questo modo, il proprio business può estendersi oltre i confini della propria azienda in modo semplice ed efficace.

Le agenzie, ad esempio, potranno operare sul sistema, nell’ottica di avere garantita la disponibilità degli alberghi in tempo reale, mentre il pagamento avverrà tramite carta di credito o fido. Gli amministratori potranno definire la percentuale di commissione per ogni agenzia, anche a più livelli (es.: over-commission al raggiungimento di un determinato obiettivo economico), o definire un fido grazie al quale procedere agli acquisti. I rapporti con le agenzie saranno gestibili in modo semplice grazie alla ricca reportistica.

I gestori degli alberghi potranno avere una visione d’insieme dell’occupazione delle stanze, e decidere autonomamente se allocarne di nuove con pochi click del mouse. Potranno gestire vincoli di diversa natura (minimo di notti ammesse, trattamenti specifici in base a camere / periodo), potranno ristampare autonomamente i voucher ed addirittura definire i prezzi, all’interno delle politiche stabilite a priori dagli amministratori del sistema.

Gli operatori del call center (ove presente) potranno fornire supporto alla vendita utilizzando la stessa interfaccia utente fornita agli utenti Web, al fine di rendere semplice la comprensione delle operazioni durante il colloquio telefonico con il potenziale cliente. Potranno inoltre apportare modifiche alle prenotazioni acquisite, o tentare di ricontattare clienti “indecisi” per guidarli verso il completamento della vendita.

In definitiva, va menzionato il fatto che alcuni strumenti, anche se molto avanzati, possono comunque essere utilizzati a livello base, senza particolari requisiti o competenze in ambito informatico.

Questa attenzione in fase di analisi e realizzazione dell’interfaccia, unita alla compatibilità garantita per tutti i maggiori browser (anche i meno recenti) permette di avere un elevato grado di fruibilità del prodotto, aspetto non secondario se si pensa al modo “distribuito” con cui si suppone la piattaforma venga utilizzata.

Caratteristiche della piattaforma di booking

Per rispondere alle esigenze dei diversi attori citati in precedenza, il sistema di avvale di diversi “moduli”, che possono essere concettualmente (e macroscopicamente) raggruppati come segue:

1

Backoffice

– area di amministrazione dell’intera piattaforma, da cui è possibile configurare ogni dettaglio.

2

Biglietteria online:

– è un frontend finalizzato alla vendita di soli biglietti.

3

Tableau per gli albergatori

– è lo strumento per gli albergatori, per configurare capacità, disponibilità e vincoli delle camere.

4

Frontend per la vendita online

– parte pubblica del sistema, finalizzata alla vendita.

 

Al fine di mantenere omogeneo il sistema, si è deciso di utilizzare gli stessi moduli, con diversi livelli di accesso, come strumenti per i sopracitati attori.

Ad esempio, un’agenzia di vendita biglietti, avrà accesso al modulo di biglietteria online, strutturalmente identico a quello pubblico ma, a differenza degli utenti finali:

  • Potrà pagare tramite “fido” (fino ad esaurimento del fondo)

  • Avrà a propria disposizione biglietti diversi da quelli pubblici e volendo, un sottoinsieme di hotel disponibili

  • Avrà lo scorporo della commissione e la fatturazione avverrà a nome dell’agenzia

Con un concetto simile, gli operatori di call center che vogliano comprare un pacchetto a nome del cliente, avranno accesso privilegiato allo stesso “frontend” ma, a differenza degli utenti web, potranno:

  • Definire un set di filtri hotel fra cui scegliere arbitrariamente

  • Assegnare un numero maggiore di stanze in una singola richiesta

  • Forzare una serie di vincoli normalmente imposti agli utenti web

Un altro esempio: un albergatore potrà dare disponibilità di stanze ulteriori (in qualunque momento), utilizzando lo stesso tool a disposizione degli amministratori (tableau), ma non potrà rimuovere stanze in allotment. Le stesse camere per cui viene aggiunta disponibilità, saranno marchiate come “free sale”, una forma contrattuale differente.

Molte sono le funzionalità e le caratteristiche configurabili che permettono di tagliare il sistema “su misura” per le specifiche esigenze.

Nelle prossime pagine si cercherà di dare una visione di insieme dei moduli, compatibilmente con la dimensione del progetto e la finalità ultima del presente documento.

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